2. Februar 2007

Seit Anfang des Jahres gelten neue Richtlinien für geschäftliche E-Mails – doch kaum ein Unternehmen kennt sie bislang.

Zum 1.1.2007 ist das "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister" in Kraft getreten, das neue formale Anforderungen für Geschäftsbriefe aufstellt. Demnach müssen die Pflichtangaben, die bislang nur für gedruckte Geschäftsbriefe galten, nun in allen Arten von Geschäftskorrespondenz genannt werden, also auch in E-Mails.

Empfehlenswert sind möglichst vollständige Angaben, wie auf Briefbögen. Dazu gehören:

• Bezeichnung der Firma (meist mit Kontaktdaten)
• Sämtliche Vorstandsmitglieder und Geschäftsführer
• Aufsichtsrat (Mitglieder mit Vor- und Nachnamen; Kennzeichnung des Vorsitzenden)
• Sitz der Gesellschaft
• Zuständiges Registergericht
• Handelsregisternummer
• USt-IdNr
• Steuernummer
• ggf. Bankverbindung

Das Gesetz gilt für alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind und betrifft jede schriftliche Mitteilung eines Unternehmens nach außen (Angebote, Rechnungen, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine, Quittungen). Was im Einzelnen als Pflichtangabe gilt, hängt von der Rechtsform des Unternehmens ab.

Das neue Gesetz zwingt mindestens zur Überprüfung der geschäftlichen E-Mail-Vorlagen und meistens auch zu Änderungen - andernfalls drohen Zwangsgelder oder Abmahnungen durch Wettbewerber. Experten warnen davor, dass professionelle Abmahnspezialisten die Unkenntnis der Unternehmer ausnutzen. Es müsse mit Gebühren von bis zu 2000 Euro pro Abmahnung gerechnet werden.

Quellen:

http://www.heise.de

http://www.manager-magazin.de

http://www.computerwoche.de

http://www.business-wissen.de (Ausführliches Dossier mit Nennung der jeweiligen Pflichtangaben)