Hamburg, 27. April 2006

GAMMA ist die Steuerungszentrale für Ihr internes Projekt- und Aufgabenmanagement. Die Anwendung basiert im wesentlichen auf einem OpenSource-Software-Produkt, das ursprünglich für die Fehlerverfolgung (Bugtracking) bei der Softwareentwicklung konzipiert wurde. Diesem Zweck gehorchend dient es im Kern der Meldung, Bearbeitung und Lösung von Fragestellungen, Fehlern und Problemen, wie sie z.B. beim Einsatz von IT-Hard- und Software auftreten.

Doch GAMMA kann viel mehr, sein Einsatz ist keineswegs auf den IT-Bereich beschränkt. Es kommt vielmehr überall dort zur Anwendung, wo mehrere Personen aus unterschiedlichen Zuständigkeitsbereichen – u. U. räumlich getrennt – an gemeinsamen Projekten und Lösungsansätzen für Fragestellungen arbeiten.

Mögliche Einsatzbereiche sind:

• Help Desks, Call Center
• Aktivitäts- und Aufgabenmanagement
• Qualitätsmanagement
• Produktmanagement
• Problem Management
• Kunden/Mitarbeiter Service

Das Grundprinzip von GAMMA besteht darin, Vorgänge jeder Art (Aufgaben, Fragestellungen, Fehler, aber z.B. auch Zeiten, Budgets etc.) zu dokumentieren, weiterzuleiten und somit allen Beteiligten jederzeit einen Überblick über den aktuellen Status z.B. eines gesamten Projektes oder einzelner Fragestellungen sowie Lösungsansätze zu ermöglichen.

GAMMA als zentrale Management-Anwendung dient der Etablierung und Unterstützung einer prozess- und wissensorientierten Arbeitsweise im Unternehmen.

GAMMA – Basic Features

• Dokumentation und Nachverfolgung von Vorgängen aller Art (von der Fragestellung bis zur Lösung und Archivierung in der Wissensdatenbank)
• Projektsteuerung dank frei definierbarer Projekte und Projektgruppen
• Benachrichtigungsworkflow mittels regelbasiertem E-Mailing
• Dialogunterstützung für den vorgangsbezogenen Austausch beteiligter Mitarbeiter
• Volltext-Suche nach Vorgängen, IDs, Stichwörtern, spezifischen Inhalten
• Integration von Dokumenten zu jedem Vorgang (Mails, Texte, Screens, URLs etc.)
• Knowledge Datenbank zur Archivierung aller geschlossenen Vorgänge
• Realtime Reporting mittels tabellarischer und grafischer Auswertungen
• Nutzerrollen (Reporter, Manager, Administrator)
• Individuelles Customizing für spezifische Anforderungen
• Web-basiertes User-Interface
• Unbeschränkte Nutzer-Zahl

Projekte – Vorgänge – Notizen
Die Projektsteuerung in GAMMA erfolgt mit Hilfe von Projekten, Unterprojekten und Vorgängen. Vorgänge stellen die kleinsten Einheiten innerhalb von Projekten oder Unterprojekten dar und dienen der Projektdurchführung.

Jeder Vorgang ist mit einer eindeutigen ID versehen. Neue Vorgänge können angelegt, mit einer Prioritätskennzeichnung versehen und einer zuständigen Person zugewiesen werden. Wesentliches Element der Informationserfassung für die Mitglieder einer Arbeitsgruppe ist die Vorgangsnotiz. Hier können über einen einfachen Texteditor beliebige Informationen erfasst werden, z.B. zu den zuletzt durchgeführten Arbeiten oder etwaig auftretenden Problemen. Informationen werden so von Personen entkoppelt und in einer allgemein zugänglichen Wissens- und Lösungsbasis zusammengeführt, so dass jeder Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Informationen hat. Das verhindert Mehrfacharbeit und ermöglicht den Teammitgliedern auch im Notfall oder bei Krankheit eines Kollegen, schnell und unabhängig zu agieren.

Auch zusätzliche Informationen und Dateien können hinterlegt werden. Außerdem lassen sich zwischen zusammenhängenden Vorgängen Beziehungen definieren. Das wird z.B. dann relevant, wenn mehrere Personen an der Lösung einer komplexeren, aus mehreren Vorgängen bestehenden Aufgabe arbeiten. Abgerundet wird das Funktionsspektrum durch differenzierte Filter- und Suchmöglichkeiten.

Reports und Visualisierung
Neben den Möglichkeiten der Vorgangsverwaltung und -bearbeitung bietet GAMMA auch verschiedene Auswertungsinstrumente, die das Reporting unterstützen. Die Reports ermöglichen einen zusammenfassenden Überblick über die Vorgänge, z.B. im Hinblick auf ihren Status: Wie viele Vorgänge sind noch offen, wie viele erledigt? Ein nicht zu unterschätzendes Planungsinstrument, denn hieran lässt sich ersehen, in welchem Umfang die Mitarbeiter ausgelastet sind und wo noch freie Kapazitäten liegen. GAMMA gibt sowohl tabellarische als auch grafische Reportmöglichkeiten an die Hand.

GAMMA – Special Features

Zeiterfassung
Als zusätzliches Modul haben wir eine Zeiterfassung in die GAMMA-Vorgangsverwaltung integriert – ein Werkzeug, das z.B. bei der Fakturierung oder der Aufwandsschätzung für die Erstellung von Angeboten wichtige Unterstützung leisten kann. Damit kann die Zeit, die verschiedene Mitarbeiter auf die Durchführung von Aufgaben verwenden, schnell und unkompliziert erfasst werden. Die Zeiterfassung erfolgt vorgangsbezogen und wird über ein Formular im Notizfeld der Vorgangsansicht vorgenommen.

Außerdem sind verschiedene gefilterte Sichten auf die erfasste Zeit möglich. Beispielsweise lässt sich ermitteln, wie viel Zeit insgesamt und pro Mitarbeiter auf einzelne Projekte entfallen ist. Auch kann sich jeder Mitarbeiter tagesaktuell (wochen-, monatsbezogen) einen Überblick über seine aufgewendete Zeit verschaffen.

Formulare (Customizing)
Das mächtigste Zusatzmodul ist ein integrierter Formulargenerator, mit dem Sie GAMMA an die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können. Hier lassen sich die Vorgangsnotizen, die GAMMA als Standardfeld zur Informationserfassung vorsieht, beliebigen Einsatzzwecken anpassen und frei gestalten.

Damit können Sie entscheiden, mit welcher Zielsetzung Sie GAMMA einsetzen wollen: z.B. als Ticket System, mit dem Kundenanfragen und Problemmeldungen nachgehalten und abgearbeitet werden; zur allgemeinen Aufgabenverfolgung und/oder speziell zur Zeiterfassung. Auch eine Kombination aus diesen Anwendungsszenarien ist möglich. Denn die Formulare zur Informationserfassung können projektbezogen definiert werden, je nachdem, wie die spezifischen Anforderungen aussehen. Und das sind nur beispielhafte Anwendungen, jeder andere Einsatzzweck, bei dem eine Informationserfassung auf Formularbasis sinnvoll ist, kann umgesetzt werden!

Der Formulargenerator stellt einen Pool an Formularfeldern zur Verfügung, die beliebig zu neuen Formularen kombiniert und benutzerdefiniert zugewiesen werden können. Damit stellt GAMMA vielfältige Möglichkeiten für die Informationserfassung zur Verfügung und wird so zu einem sehr flexiblen, für alle Mitarbeiter zugänglichen Wissensspeicher.

Sie möchten mehr wissen? Sprechen Sie uns einfach an, wir stehen Ihnen gern mit unserem Know-how zur Verfügung!